Pembelian ( purchasing ) adalah salah satu fungsi dasar yang umum ada di semua jenis perusahaan. Dikatakan fungsi dasar karena perusahaan tidak dapat beroperasi dengan baik tanpanya.Dari sifatnya, pembelian adalah bagian dasar dan integral dari manajemen bisnis.

 
 

Material merupakan faktor sangat penting bagi industri.Material dengan kualitas dan kuantitas yang tepat harus tersedia pada waktu yang tepat, di lokasi dimana diperlukan, dan pada harga yang dapat diterima. Kegagalan dalam memenuhi tanggung jawab yang berkaitan dengan material akan meningkatkan biaya perusahaan dan menurunkan laba seperti juga keusangan metode produksi, per son el yang tidak efisien, dan pemasaran yang tidak efektif.

Jadi pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut Pengadaan barang. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Terlepas dari memastikan bahwa perusahaan mempunyai persediaan bahan tanpa henti, adalah fungsi dari pembelian untuk memastikan bahwa ada keseimbangan antara persediaan bahan dengan tingkat inventaris sehingga perusahaan dapat mempertahankan posisi labanya sepanjang menyangkut biaya bahan.

Apa yang dimaksud dengan prosedur pembelian yang efektif?

 Prosedur pembelian dibahas di bawah:

Langkah 1 - Tanda terima dan analisis Daftar Permintaan Pembelian (Purchase Requisition - PR)

Bagian pembelian menerima dan menganalisis kebutuhan bahan atau persediaan dari bagian yang mengajukan permintaan. Permintaan seperti itu ditemukan pada formulir Daftar Permintaan Pembelian memuat perincian permintaan seperti kuantitas dan spesifikasi produk.

 Langkah 2 - Pemilihan sumber persediaan yang potensial

Jika bahan atau persediaan yang sedang dimintakan bukan barang yang baru, maka karyawan pembelian akan memeriksa file atau catatan mereka tentang semua pemasok berkenaan dengan permintaan seperti itu, kalau tidak, mereka perlu memeriksa halaman kuning atau internet atau beberapa kemungkinan sumber lain untuk mencari pemasok baru.

Langkah 3 - Pengajuan Permintaan Penawaran Harga

Jika tidak ada pemasok tetap untuk bahan atau persediaan yang sedang diminta dan tidak ada hasrat untuk mencari pemasok baru, maka pemasok yang ada akan dihubungi. Namun demikian, pemasok baru atau potensial akan diminta untuk mengirimkan penawaran harga untuk keperluan evaluasi oleh bagian pembelian.

Langkah 4 - Pemilihan Sumber yang Tepat

Begitu penawaran harga diterima, para pemasok kemudian akan dievaluasi. Kriteria evaluasi mencakup sebagai berikut:

•  Penawaran harga

•  Spesifikasi

•  Kemampuan pengiriman

•  Sifat bisa dipercaya dan diandalkan pemasok

•  Reputasi pemasok

•  Kemungkinan potongan partai besar

•  Kemungkinan menjalin hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Pemilihan pemasok yang layak bergantung kepada jenis barang dan pentingnya barang yang sedang diusahakan.

Langkah 5 - PenetapanHarga yang Tepat

Begitu pemasok terpilih, maka kedua pihak perlu menyepakati harga yang tepat. Negosiasi harga atau potongan harga partai besar dan pengaturan lainnya dapat terjadi pada langkah ini.

Langkah 6 - Pengeluaran Pesanan Pembelian (
Purchase Order - PO
)

Begitu harga telah disepakati dan disetujui, maka Pesanan Pembelian akan dikeluarkan kepada pemasok menegaskan perincian yang disajikan pada foormulir Permintaan Pembelian. Bagian pembelian berfungsi menindaklanjuti pemasok tidak hanya untuk pemenuhan is Pesanan Pembelian tetapi juga untuk pelaksanaan jadwal pengiriman yang telah disepakati.

Langkah 7 - Analisis Laporan Penerimaan dan Persetujuan Faktur Penjaja/Vendor bagi pembayaran

Sebelum pembayaran dari faktur vendor disetujui, maka Bagian Pembelian bertanggung jawab melalui Bagian Penerimaannya untuk mengevaluasi muatan pengiriman sebagaimana disajikan pada Laporan Penerimaan untuk dicocokkan dengan Pesanan Pembelian (PO) dan Daftar Permintaan Pembelian (PR). Pengambilan contoh secara acak dari barang-barang bisa dilakukan untuk menentukan kejujuran muatan yang dilaporkan dalam Laporan Penerimaan. Pemantauan kualitas yang ketat adalah hal yang penting pada tahap ini.

Pendekatan pembelian yang berlainan itu terdiri dari apa saja?

Pendekatan pembelian berbeda bergantung kepada apakah barang tersebut bernilai rendah atau tinggi atau apakah memounyai dampak besar atau kecil terhadap bisnis